Usando Hojas de Cálculo

Tabla de contenidos

En este módulo te presentaremos las hojas de calculo, y las oportunidades que ofrecen para guardar datos y usar funciones matemáticas para manipularlos . Al final del módulo serás capaz de crear y leer una hoja de cálculo y usarla para guardar datos y hacer cálculos.

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1 ¿Qué es una " hoja de cálculo "?

Piensa en una hoja de cálculo como una calculadora sofisticada, que además de realizar operaciones matemáticas, puede ser usada para guardar datos.

Por ejemplo podrias usar una hoja de cálculo para controlar tus gastos semanales en tu casa.

Es importante tener claro desde el inicio, para qué quieres usar las hojas de calculo. Esto implica pensar acerca de la forma de tu hoja de cálculo antes de que empieces,por ejemplo, como queires que se presente la información. Esto implica pensar acerca de cosas como columnas y filas. Debes tener claro el propósito de tu base de datos

Una base de datos puede ser pequeña o grande, en funcion de las necesidades del usuario.

Una hoja de calculo puede tener una o más páginas en ella.. Las diferenetes páginas pueden ser usadas para organizar tus datos . Por ejemplo una hoja de cálculo familiar puede tener una hoja para cada mes del año, todas formarán la hoja de cálculo. Todas las páginas de trabajo se llaman libro de trabajo


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2 Applicaciones para usar "hojas de cálculo "

Algunas aplicaciones útiles para las hojas de cálculo incluyen

y muchas más.

En este módulo, la aplicacion en uso es Microsoft Excel. De todas formas, existen otras aplicaciones de hojas de cálculo que te permiten realizar las mismas tareas.

Por favor, se consciente que los procedimientos descritos en este módulo se refieren a Microsoft Office 2000. Así que otras versiones de Microsoft Office pueden comportarse de manera diferente.


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3 Cuestiones Basicas de Microsoft Excel

3.1 Iniciando MS Excel

Para iniciar la aplicación

Cuando el programa se inicia se presenta una pagina de datos en blanco, lista para usarla.


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3.2 Comprendiendo el diseño

Una hoja de cálculo esta hecha de celdas, cad auna contiene información. La celda es donde las filas y las columnas se encuentran. Las columnas se encuenrtan verticalmente y tienen una letra para idenmtificarla. las filas se encuenrtan horizontalmente y tienen un número para identiifcarlas.

Por ejemplo la celda "C4" está en la tercera columna y en la cuarta fila. Esto se conoce como referencia de la celda


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3.3 Navegando en una hoja de cálculo

Navegar se consigue mendiante las flecjhas de dirección. La flecha derecha e izquierda te mueven a traves de las columnas y las flechas arriba y abajo te mueven a traves de las filas. Cuando te mueveas por la hoja de cálculo, JAWS te dirá el número de la celda. Para desplzarse a una celda específica l, pulsa Control + G e introduce la referencia de la celda.

Ejemplo : Control + G, F3, Enter


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3.4 Tarea 1

Primero descarga "Excel Documento 1" a tu ordenador. Ahora usa las herramientas que conoces para encontrar las soluciones a las siguinets preguntas. Cuando hayas finalziado, por favor guarda tus respuesras en el archivo de word"Excel 1 respuestas (tu nombre)" en tu disco A, ya que esto formará parte de tu portafolio final.

Si tienes alguna dificultad al realizar esta tarea, no olvide contactar con otros alumnos que esten usando el Programa de Lista de Correo Idol IT. Tambien pyedes contactar con tu tutor y deseas algun comentario acerca del trabajo que has realizado.

  1. ¿Cómo puedes desplazarte a una celda especifica en una hoja de cálculo?
  2. ¿Qué contiene la celda G7?
  3. ¿Cómo los títulos nos dicen lo que los números de columnas y filas significan?
  4. ¿Cúales son los primeros cuartro números guardados en la fila 3?
  5. ¿Cuales son los cuatro primeros numeros guardados en la columna B?

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3.5 Introduciendo datos en las celdas

Para introducir datos, situa el cursor en l acelda y empieza a escribir. Una celda puede contener letras, numeros o un amezcla d eambos. También puede contener la fecha y la hora. Cuando te mueves por celdeas que contienen texto, JAWS te dice los contenidos d elas celdas más la fila y la columna..

Para insertar una nueva columna, escoge el menu Insertar y selecciona "Columnas".

Para insertar un anueva fila, escoge el menu Insertar y selecciona "Filas".

Nota: Las columnas que se insertan aparecen a la izquierda de la posición del cursor y la fila aparece por encima del cursor.

Para editar una celda que contienen texto, situa el cursor en la celda y pulsa F2. Esto editará los contenidos d ela celda. Cuando hayas acabado pulsa F2 de nuevo para cerrar la celda.

Puedes comenzar a crear tu hoja de calculo introduciendo en la primera columna una lista de tus gastos. Esto podría incluir :

Necesitaras insertar otra fila por encima de la primera celda, y comenzar en la segunda columna ( celda B1).Despues inserta los meses del año a lo largo del año en la primera fila. Al final de esta fila podrías insertar :

ya que alguno de tus gatos se producirán en periodos de cuatro meses (a menudo la gente paga la electricidad cada dos meses).

Entonces podrás añadir el título final "anual ".

Quizás sea más facil parea tí comenzar con el último mes y dividir el mes en cuatro semanas. Añade columnas extra para mostrar las diferentes semanas y finalmante una quinta colunma que muestre el total del mes..

Ahora podrás moverte a tu manera por la hoja de cálculo del último mes y añadir los gastoq ue has teneido. Si tienes una cantidad que has gastado en el mes entero (por ejemplo el alquiler ), añade esto en la columna de total del mes. Si tienes un acantidad que has ido gastando durante todo el mes ( por ejemplo la comida) añade los importes de cada semana en la celda apropiada.

Ahora estamos trabajando solamente con una hoja del libro de trabajo. De todas formas puedes usar un número de hojas de trabajo diferenets para organziar tus datos. Por ejemplo, para usar Excel para crear un presupuesto anual podrías usar usar una hoja diferente para cada mes del año.

Para moverse por diferentes hojas en el mismo documento de Excel, manten pulsado la tecla Control y presiona la Flecha hacia Abajo. Para moverse atrás hacia la primera hoja de trabajo de nuevo, manten pulsada la tecla Control Key y presiona la tecla Av Pag. Un avez que estes trabajando el la hoja correcta pues introcuir los datos de manera normal..

Cuando abres una hoja en blanco de Excel te proporciona 3 hojas de trabajo para usar. De todas formas puedes añadir una nueva hoja manteniendo pulsado la tecla Control y presionando las teclas Shift y F1.

Para borrar una hoja de trabajo que no necesites, ve a la hoja y escoge la opción Borrar Hoja del menu Edición..

Algunas veces es posible acelerar la forma en que introcuces datos en tu hoja de cálculo. Esto es paryicularmente útil cuando quieres introducir el mismo texto en un conjunto de celdas.

Por ejemplo si quieres crear encabezados a lo largo de la primera fila de tu hoja de trabajo usando el mismo encabezado 'Resultados de los Examenes'. Todo lo que tienes que hacer es escribir el texto ' Resultados de los Exámenes' en la celda A1, usa entonces las teclas Shift y Flecha Derecha para ampliar la selección. Cada vez que pulsas la flechas de dirección otra celda se añadirá a la selección. Una vez que hayas seleccionado todas las celdas manten pulsado la tecla Conrtol y presiona la tecla R. El resultado de esto es que el texto se añade a todas las celdas seleccionadas. .

Par aintroducir la fecha en una celda, manten pulsada la tecla Control y presiona la tecla Semicolon. Para introducir la hora en una celda, manten pulsada la tecla Control y presiona la tecla Shift y la tecla Colon.

Una vez que hayas introcudido texto en una celda puedes borarrlo presionado la tecla Escape.

Si quieres insertar un anueva celda para introcuir datos t, manten pulsada la tecla Control y presiona la tecla +. Esto muestra la ventana de diaólogo Insertar. Usa las flechas opar amoverte por las opciones y presiona Enter para seleccionar la opción que quires aplicar.


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4 Formateando Datos

Puedes aplicar las siguientes características al texto :

Para que cualquier formato tennga lugar la cleda tiene que estar seleccionada . Una vez que el cursaor está en la celda, se selecciona automaticamente .


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5 Haciendo selecciones

Para seleccionar una fila,manten pulsado Shift y presiona la tecla de Espacio.

Para ampliar la selección, usa la sflechas hacia arriba y hacia abajo mientras mantienes pulsada la tecla Shift.

Para selecciona una columna, manten presionada la tecla Control y presiona Espacio.

Para seleccionar multiples celdas, presiona Control + G e introduce todas las referencias de las celdas, separadas por una coma.

Ejemplo, a1,b3,c2,d4 would select cells a1, b3, c2 and d4.

Para marcar una celda 
presiona Control + B
Para aplicar cursivas a una celda 
presiona Control + I.
Para subrayar una celda 
presiona Control + U.

Para formatear la celda de modo que muestre correctamente lo símbolos de las monedas, selecciona la celda y presiona Control + 1 para abir la ventana de Formato de celdas. Ya que esta ventana de dialogo es mútiple usa Control + Tab para encontrar la página de "Numero" y despeus usa la tecla TAB y la flecha hacia abajo para moverte hasta la opcion Moneda.

Desde aquí, escoge tu plaza decimal y escoge el simbolo de moneda que quieras, I.E, Euro.

Cuando hayas acabado, pulsa" Ok" y presiona Enter.

Para cambiar el tamaño y el tipo de letra, selecciona la celda y presiona Control + Shift + F. Las fuentes se mostrarán y podrás usar las flechas para escoger la letra que prefieras, usa la tecla Tab para moverte hacia otras opciones como tamaño y estilo. Cuando hayas hecho tu selección, presiona Enter para que los cambios surtan efecto.


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6 Tarea 2

Primero guarda"Documento Excel 2" en tu computadora. Ahora usa las herramientas de formateo y selecciona las herramientas que has aprendido para realziar la siguiente actividad. Cuando hayas finalizado guarda tu archivo excel como "Excel 2 respuestas (tu nombre )" en A, ya que esto formará parte de tu portafolio final.

Si tienesn algun problam para realziar esta tarea, no olvides contactar con otros alumnos usando el Programa de Lista de Correo Idol IT. Tambien pudes contactar con tu tutor si necesitas algun comentario sobre el trabajo que has realizado.

Usando la hoja llamada "Horario ":

  1. Inserta una fila por encima de la fila 1
  2. Introduce en esta fila los siguientes encabezados :
    • hora/dia
    • Lunes
    • Martes
    • Miercoles
    • Jueves
    • Viernes
    • Sabado
    • Domingo
  3. Pon en negrita la primera columna y la primera fila
  4. Inserta una fila debajo de la tercera fila
  5. Introduce en esta fila los siguientes encabezados:
    • Almuerzo
    • Libre
    • Libre
    • Libre
    • Libre
    • Libre
  6. Pon esta fila en cursiva!
  7. Pon las siguientes celdas en cursiva y añade la palabra "libre":
    • B6
    • A5
    • D5-6

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7 Usando Formulas y Funciones

7.1 Formulas

Las formulas incrementan la velocidad a la que haces tus cálculos en Excel.

El signo "=" debe usarse al principio de cada fórmula.

Para usar una fórmula situa el cursor donde la respuesta debe aparecer.

Los siguientes son ejemplos de formulas comunmente usadas. Date cuenta que usamos referencias d eceldas y no números cuando realizamos cálculos.

Ejemplo 1: =c3+b2
Si el valor de C3 es 1 y el valor de B4 is 4, la respuesta generada por la fórmula será 5.

Ejemplo 2: =b6-d7
Si el valor de b6 es 25 y el valor de D7 es 6, la respuesta generada por la fórmula será 19.

Ejemplo e 3: =d6/c1
Si el valor de D6 es 10 y el valor de C1 es 2, la respuesta generada por la formula será 5.

Ejemplo 4: =d2*c4
Si el valor de D2 es 7 y el valor de D4 es 5,la respuesta generada por la fórmula será 35.

Las fórmulas solo se pueden usar en celdas con formato numérico .


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7.2 Funciones

Suma

La suma te permite añadir un conjunto de celdas y no sólo dos celdas como en el ejemplo anterior.

El signo "=" debe usarse al principio de todas las funcioens.

Como se dijo antes, situe el cursor en la celda en la que quieras que la respuesta aparezca.

Ejemplo : =sum(a3:d3)
añadiria a la suma desde la celda A3 hasta la D3.

Media

Esta función produce la media de una serie d evalores numéricos.

Ejemplo : =media(b1:f1)
producirá la media de los números existenets en ese rango.

Ahora puedes usar las fórmulas y funciones de la sección previa , para completar la hoja con tus gastos mensuales. Puedes usar la función de suma para calcular el importe que gastaste cada semanan en comida y producir asi el total que gastaste en un mes.Puedes usar una variante del Ejemplo 3 para calcular el importe que gastaste cada semana en alquiler. Puedes crear una fila final que contenga tus gastos mensuales totales y usar la función suma para calcular el total gastado en ese mes.


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8 Ordenando una lista vertical de datos

Los datos pueden ser ordenados o bien alfabeticamente o numericamente, ascendiendo o descendiendo.

Para ordenar tus datos, selecciona el conjunto de celdas, ve al menu "Datos" y selecciona "Ordenar ".

Usa la tecla Tab para seleccionar o bien de forma ascendente o descendente , entonces pulse "Ok" y presione Enter.


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9 Tarea 3

Primero descarga " Documento Excel 3" a tu ordenador. Usa las herramientas de formato y selección que has prendido para realizar la siguiente actividad. Cuando hayas completado el ejercicio, por favor guarda tu archivo como "Excel 3 respuestas (tu nombre ) " en A, ya que esto formará parte de tu portafolio.

Si tienes algun problema para completar la tarea, no olvides contactar con otros alumnos a trravés Idol IT Programme de Lista de Correo Idol IT. Puedes contactar con tu tutor si deseas recibir alguna sugerencia sobre el trabajo que has realizado.

  1. En la hoja "Formulas" calcula el precio total de todos los libros de la lista, usando la formula de sumar.
  2. En la hoja "Formulas " calcula la suma y las puntuaciones medias d eun estudiante durante un año..
  3. En la hoja "Ordenar " ordena los datos de modo que los estudiantes aparezcan listados alfabeticamente por su nombre, y despues por su apellido.

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10 Imprimiendo y guardando

Para imprimir tu trabajo, presiona Control + P como en Microsoft Word. Seleccione las opciones antes de presionar "Ok".

Es importante comprobar tu hoja de cálculo antes de imprimir, en busca de errores de diseño u ortografia. Puedes iniciar un corrector de errores, como en Microsoft Word, presionando F7.

Pueden habar ocasiones en las que es necesario dar formato a la anchura de las columnas para que la información se muestre correctamente. Es mejor hacer esto cuando la hoja de cálculo haya sido completada.. Para conseguir esto, selecciona toda la hoja de cálculo presionando Control + A. Entonces accede al menu "Formato" presionando Alt + O. Ahora busque la opción "Columna" y presione Enter, desde aquí escoge la opción "Autoajustar " y presione Enter.

También es posible ajustar la altura de las filas en una hoja de calculo. Para conseguir esto, seleccione la hoja de calculo entera presionando Control + A. Despues acceda al menu "Formato" presioando Alt + O. Ahora busca la opción "Fila " y presiona Enter, y desde aquí escoge "Autoajustar " y presiona Enter.

Cuando este listo para imprimir, tienes la opción de imprimir o bien una selección de texto,un libro de trabajo entero o sólo la shojas activas. Para imprimir algunas de estas, mantenert presionado la tecla Control y presiona P. Una vez que l aventana de diálogo de impresión este abierta presiona la tecla Tab Key una vez, después presiona la letra N para imprimir una selección (por supuesto debes seleccionar el rango que quieres imprimir antes de abrir la ventana d ediálogo imprimir ) y alternativamente pulsar Enter. Alternativamente, presiona la tecla E para imprimir el libro de trabajo entero o la letra r V para imprimir las hojas activas y despues presione Enter.

Para guardar tu archivo, escoge la opción "Guardar " de el menu Archivo como s eha mostrado previamente con Microsoft Word.

Para abrir una hoja de cálculo existente, escoge la opción "Abrir" del menu Arhivo y selecciona tu hoja de cálculo.

Para salir de tu hoja de cálculo, escoge "Salir "del menu Archivo.

Ahora que has visto como se puede usarse una hoja de cálculo para hacer cálculos con un mes, puedes hacer lo mismo para más meses . Puedes usar la función " media" para mostrar tu gasto medio .

Para comparar tu gasto mensual con tus ingresos mensuales, puedes crear una hoja de cálculo de " ingresos ", asi si tu ingresos son semanales o mensuales puedes descubir cómo y cuando tus ingresos te llegan.Usa entonces la opción "Diferencias "para ver si te estas pasando de tus límites.


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