Използване на електронни таблици

Съдържание

В този модул ще ви представим електронни таблици, както и възможностите, които те предлагат за запазване на данни и използване на математически функции за обработка на данните. Към края на този модул вие ще можете да създавате и четете електронни таблици и да ги използвате за запазване на числени данни и за изчисления.

Обратно към съдържанието

1 Какво е електронна таблица?

Мислете за нея като за сложен калкулатор, който освен за математически изчисления може да бъде използван и за запазване на данни.

Например вие можете да използвате таблицата, за да следите вашия седмичен домашен бюджет.

Важно е да сте наясно от самото начало за какво ще използвате таблиците. За тази цел е нужно преди да започнете работа да помислите за оформлението, т.е. как да бъде представена информацията. Необходимо е да се помисли за заглавията на колоните и редовете . Трябва също така да сте наясно и с каква цел създавате електронната таблица.

Електронната таблица може да бъде малка или голяма - според нуждите, за които е създадена.

Електронната таблица може да съдържа една или повече страници "sheets" . Отделно могат да бъдат използвани други страници за подреждане на данните. Например електронна таблица за едно домакинство може да съдържа по една страница за всеки месец от годината, а всички страници заедно съставляват електронната таблица. Целият файл с работни страници се нарича работна книга.


Обратно към съдържанието

2 Програми за работа с електронни таблици

Ето някои полезни приложения на електронните таблици

и много повече.

В този модул използваната програма е Microsoft Excel. Освен него съществуват и други редактори на електронни таблици със същите функции, като тези, които ще разгледаме тук.

Обърнете внимание, че операциите, описани в този модул, се отнасят за Microsoft Office 2000. Като резултат от това други версии на Microsoft Office може да се различават по начин на работа.


Обратно към съдържанието

3 Основи на MS Excel

3.1 Стартиране на MS Excel

За да стартирате програмата

Когато програмата се отвори, пред вас ще има празна страница, която е готова за използване.


Обратно към съдържанието

3.2 Разбиране важността на оформлението

Една електронна таблица е съставена от клетки, всяка от които съдържа някаква информация. Клетката представлява мястото, където се пресичат дадена колона и ред. Колоните се спускат вертикално надолу по прозореца, като всяка колона има обозначаваща буква. Редовете вървят хоризонтално през прозореца и всеки ред има обозначителен номер.

Например клетката, наречена "C4", е в третата колона и четвъртия ред от страницата. Това е познато като референция на клетката


Обратно към съдържанието

3.3 Навигиране в електронна таблица

Навигирането се постига с помощта на стрелките от клавиатурата. Стрелките, сочещи наляво и надясно, ви позволяват да се движите по колоните, а стрелките, сочещи нагоре и надолу, ви преместват по редовете. Докато се движите в таблицата, четящата програма ще ви съобщава името на всяка клетка с нейните координати по ред и колона. За да прескочите на точно определена клетка, натиснете Control + G и въведете нейната референция.

Пример: Control + G, F3, Enter


Обратно към съдържанието

3.4 Задача 1

Първо свалете "Excel Document 1" на вашия компютър. Сега използвайте инструментите за навигиране, за да отговорите на въпросите по-долу. Когато сте готови с отговорите, моля запазете своята задача в Word файл "Excel 1 answers (вашето име)" на вашето флопи-дисково устройство, тъй като това ще бъде част от вашето крайно портфолио.

Ако имате някакви въпроси относно решаването на тази задача не забравяйте, че можете да се свържете със своите колеги, използвайки списъка с електронни адреси Idol IT Programme Mailing List. Можете също така да се свържете с преподавател, ако искате да получите мнение за работата, която сте извършили досега.

  1. Как мога да се насоча към точно определена клетка в една електронна таблица?
  2. Какво съдържа клетката G7?
  3. Какво означават номерата на колоните и редовете?
  4. Кои са първите числа запазени в ред 3?
  5. Кои са първите четири числа запазени в колона B?

Обратно към съдържанието

3.5 Въвеждане на данни в клетките

За да въведете данни, моля поставете курсора върху клетката, в която ще пишете. В една клетка можете да въвеждате букви, числа и комбинация от двете, както и дата и час. Докато се местите по редовете, където вече е бил въведен текст, JAWS ще ви съобщава съдържанието на клетката, плюс реда и колоната на която се намира.

За да добавите нова колона на дадена позиция, изберете Insert от менюто, а след това изберете "Columns".

За да добавите нов ред на дадена позиция, изберете Insert от менюто, а след това изберете "Rows".

Внимание: Колоните, които добавяте, се появяват отляво на моментната позиция на курсора, а редовете се появяват над моментната позиция на курсора.

За да редактирате клетка, където вече е въведен текст, поставете курсора върху нея и натиснете F2. Това ще ви позволи да редактирате съдържанието на клетката. Когато свършите, можете отново да натиснете F2, за да затворите клетката.

Можете да започнете създаването на своя електронна таблица като въведете в първата колона списък с общи разходи, които вие имате в дома. Те могат да включват:

Ще е необходимо да добавите нов ред над първото заглавие, след това, започвайки от втората колона (клетка B1), въведете месеците на годината по продължение на първия ред. В края на първия ред може да въведете заглавията:

тъй като е възможно някои от разходите ви могат да се отчитат на тримесечие (много често хората плащат сметката за електричеството на тримесечие – веднъж на три месеца, а не всеки месец).

След това може да добавите крайното заглавие, което ще бъде "годишно".

Може да ви се стори по-лесно да започнете с последните шест месеца и да разделите месеца на четири едноседмични периода. Добавете допълнителни колони, за да покажете четирите различни седмици на месеца, а след това петата колона ще ви дава сумата за месеца.

Сега вече можете да се навигирате в електронната таблица за последния месец и да добавяте сумите на направените разходи. Ако имате сума, която сте похарчили сумарно за един месец (например за наем), тогава я добавете в колоната за общата стойност на месеца. Ако имате стойност, която сте похарчили през месеца (например за храна), тогава добавете сумата, която сте изхарчили през всяка седмица в определената клетка.

В момента ние работим само в една страница от работната книга. Въпреки това вие можете да използвате и други страници, за да организирате своите данни. Например когато използвате Excel, за да изчислите годишния си бюджет, можете да използвате отделна страница за всеки месец от годината.

За да се преместите от една работна страница на друга в същия документ, задръжте клавиша Control и натиснете клавиш Page Down. За да се върнете назад към първата работна страница, отново натиснете клавиш Control и след това клавиша Page Up. Можете да започнете да въвеждате данните, когато отворите правилната работна страница.

Когато отворите празна работна книга в Excel, се предоставят за използване 3 работни страници. Можете да добавите нов работен лист със задържане на клавиша Control и натискане на клавишите Shift и F1.

За да изтриете работна страница, от която вече не се нуждаете, отидете на нея и изберете опцията Delete Sheet от меню Edit.

Понякога е възможно да ускорите въвеждането на данни в електронна таблица. Това е особено полезно, когато искате да вмъкнете един и същ текст в определен набор от клетки.

Например, ако искате навсякъде в началото на работната страница да поставите заглавие 'Exam Result', трябва да напишете 'Exam Result' в клетка с адрес A1 и след това да използвате клавишите Shift и Стрелка надясно, за да разширите селекцията. Всеки път, когато натискате клавиша-стрелка, ще бъде маркирана нова клетка. След като маркирате всички желани клетки, задръжте Control и натиснете клавиш R. В резултат на това текстът се появява във всички маркирани клетки.

За да въведете данни в клетка, задръжте клавиш Control и натиснете клавиш Точка и запетая. За да въведете в клетка текущо време, задръжте клавиш Control и след това натиснете клавишите Shift и Colon.

Въведен текст в клетка можете да изтриете като натиснете клавиш Escape.

Ако искате да добавите нова клетка, за да въведете данни в нея, задръжте клавиш Control и натиснете клавиш ‘+’ (плюс). Това отваря диалоговата кутия Insert. Използвайте клавишите-стрелки, за да се придвижите в опциите, и след това натиснете Enter, за да приложите избора си.


Обратно към съдържанието

4 Форматиране на данни

Може да форматирате текста по следните начини:

За да форматирате дадена клетка, трябва я да маркирате цялата. След като курсорът е върху клетката, тя бива маркирана автоматично.


Обратно към съдържанието

5 Маркиране

За да маркирате цял ред, задръжте клавиша Shift и натиснете клавиша за интервал Space.

За да разширите селекцията, използвайте клавишите-стрелки нагоре и надолу (Up and Down Arrow), като в същото време задържате Shift.

За да изберете цяла колона, задръжте Control и натиснете Space.

За да изберете няколко клетки, натиснете Control + G, а след това въведете референцията на всяка клетка, разделени със запетая.

Например, a1,b3,c2,d4 ще маркират клетки a1, b3, c2 и d4.

За да удебелите клетка  
натиснете Control + B
За да направите текста в клетката Italic  
натиснете Control + I.
За да подчертаете клетка  
натиснете Control + U.

За да форматирате една клетка така, че да изобразява правилно валутни символи, маркирайте клетката и натиснете Control + 1, за да отворите прозореца "Format Cells" за форматиране на клетката. Тъй като това е многопозиционен диалогов прозорец, използвайте Control + Tab за да намерите "Number", а след това използвайте клавишите Tab и Стрелка надолу, за да стигнете до опциите на валутите (Currency option).

Оттук натиснете Tab един път, за да изберете позицията на десетичният делител, който искате, например в евро.

Когато приключите, преместете маркера с Tab на "Ok" и натиснете Enter.

За да промените размера на текста и стила, изберете клетка и натиснете Control + Shift + F. Отваря се прозорецът, от който можете да изберете шрифт. С помощта на клавишите-стрелки можете да изберете желания от вас шрифт, а с помощта на клавиша Tab - неговата големина или стил, на който пишете. След като направите своят избор, натиснете Enter, за да запазите промените.


Обратно към съдържанието

6 Задача 2

Първо запазете "Excel Document 2" на вашия компютър. Сега трябва да използвате опциите за форматиране и да изберете инструментите, с които сте се запознали, за да изпълните задачата по-долу. Когато отговорите на въпросите, моля запазете вашия Excel файл с име "Excel 2 answers (вашето име)" на флопи-дисковото устройство, тъй като това ще бъде част от вашето крайно портфолио.

Ако имате въпроси, свързани с решаването на тази задача, можете да се свържете с колегите си, използвайки списъка с електронни адреси Idol IT Programme Mailing List. Можете да се свържете с преподавател, ако искате да получите мнение за работата, която сте извършили досега.

Работа със страницата, наречена "Timetable":

  1. Добавете ред над ред 1
  2. Добавете в този ред следните заглавия:
    • време/ден
    • Понеделник
    • Вторник
    • Сряда
    • Четвъртък
    • Петък
    • Събота
    • Неделя
  3. Удебелете първия ред и първата колона!
  4. Добавете ред под третия ред!
  5. Добавете в този ред следните заглавия:
    • Обяд
    • Свободно
    • Свободно
    • Свободно
    • Свободно
    • Свободно
  6. Направете шрифта на текста на italics!
  7. Направете следните клетки на Italics и добавете думата "Свободно":
    • B6
    • A5
    • D5-6

Обратно към съдържанието

7 Използване на формули и функции

7.1 Формули

Формулите увеличават скоростта, с която правите изчисления в Excel.

Знакът "=" трябва да бъде използван в началото на всяка формула.

За да използвате формула, поставете курсора върху клетката, където трябва излезе отговорът.

Примери за някои често срещани формули. Отбележете, че когато правите изчисления използвате референциите на клетките, а не числа.

Пример 1: =c3+b2
Където стойността на C3 е 1, а стойността на B4 е 4, генерираният от формулата отговор е 5.

Пример 2: =b6-d7
Където стойността на B6 е 25, а стойността на D7 е 6, генерираният от формулата отговор е 19.

Пример 3: =d6/c1
Където стойността на D6 е 10, а стойността на C1 е 2, генерираният от формулата отговор е 5.

Пример 4: =d2*c4
Където стойността на D2 е 7, а стойността на D4 е 5, генерираният от формулата отговор ще бъде 35.

Отбележете, че формулите могат да бъдат използвани само в клетки, които съдържат единствено числена стойност.


Обратно към съдържанието

7.2 Функции

Сума (sum)

Сумирането ви позволява да добавяте множество клетки, а не само две, както беше показано в предишното упражнение.

Знакът "=" трябва да бъде използван в началото на всяка функция.

Както беше посочено по-рано, поставете курсора върху клетката, където трябва да излезе отговорът.

Пример: =sum(a3:d3)
ще сумира стойностите в клетките от A3 до D3.

Средно аритметично (average)

Тази функция ще даде средната аритметична стойност на даден набор от числа.

Пример: =average(b1:f1)
ще даде средната аритметична стойност на числата в посочените граници.

Сега можете да използвате формули и функции от предишните раздели, за да изчислите вашите месечни разходи. Може да използвате функцията сума, за да определите общата стойност на разходите ви за храна всяка седмица и за месеца. Може да използвате варианти на Пример 3, за да изчислите сумата, която давате всяка седмица за наем. Може и да създадете ред в края на таблицата, в който ще бъдат общите разходи за месеца, като с функцията сума определите тяхната стойност.


Обратно към съдържанието

8 Сортиране на вертикален списък от данни

Данните могат да бъдат сортирани по буквен или цифров признак, в низходящ или възходящ ред.

За да сортирате данните, маркирайте съответните клетки, а след това отидете в менюто на "Data", след това изберете "Sort".

Използвайте Tab, за да изберете възходящ или низходящ ред на сортиране, след това с Tab придвижвате маркера на "Ok" и натискате Enter.


Обратно към съдържанието

9 Задача 3

Първо запазете "Excel Document 3" на вашия компютър. Сега трябва да използвате опциите за форматиране и да изберете инструментите, които сте научили, за да изпълните задачата по-долу. Когато отговорите на въпросите, моля запазете вашият Excel файл с име "Excel 3 answers (your name)" на флопи-дисковото устройство, тъй като това ще бъде част от вашето крайно портфолио.

Ако имате въпроси относно решаването на тази задача, можете да се свържетете с колегите си, използвайки списъка с електронни адреси Idol IT Programme Mailing List. Също така може да се свържете с преподавател, ако искате да получите мнение за работата, която сте извършили досега.

  1. В лист "Формули" изчислете общата стойност на книгите в списъка, като използвате формулата за събиране.
  2. В лист "Функции" изчислете сумата и средноаритметичната стойност на оценките на обучаемите в курса.
  3. В лист "Сортиране" подредете данните така, че обучаемите да са подредени по азбучен ред според техните фамилни имена, а след това според първите им имена.

Обратно към съдържанието

10 Отпечатване и запомняне

За да отпечатате вашата работа, натиснете Control + P, както при Microsoft Word. Изберете необходимите опции, които са ви необходими преди да натиснете "Ok".

Важно е преди отпечатването да проверите електронната таблица за правопис и оформление. Правописа можете да проверите както при Microsoft Word - като натиснете F7.

Може да се наложи при необходимост да форматирате ширината на колоната, за да се вижда правилно информацията в нея. Това е най-добре да стане, когато сте завършили електронната таблица. За да направите това маркирайте цялата таблица с помощта на Control + A. След това влезте в менюто "Format" с натискане на Alt + O. Сега намерете опцията "Column" и натиснете Enter, оттук изберете опцията "Auto fit selection" и натиснете Enter.

Също така е възможно да нагласите вертикалното разстояние между редовете в цялата таблица. За да направите това маркирайте цялата електронна таблица с натискане на Control + A. След това изберете меню "Format" като натиснете Alt + O. Намерете опцията "Row" и натиснете Enter. От тук изберете опцията "Auto fit selection" и натиснете Enter.

Когато сте готови за печат имате възможност да отпечатате или маркиран текст, или цялата работна книга, или само маркирана работна страница. За да направите това, задръжте Control и натиснете P. Когато се отвори диалоговата кутия, натиснете клавиша Tab веднъж и след това натиснете N за разпечатване на маркирания текст (трябва да маркирате желаната област за печат преди да отворите диалоговата кутия Print) и след това натиснете Enter. За да отпечатате цялата работна книга натиснете клавиш E, а за да отпечатате активната страница натиснете клавиш V - след това Enter.

За да запазите вашия файл, изберете опцията "Save" от меню File, както беше показано за Microsoft Word.

За да отворите съществуваща електронна таблица, изберете командата "Open" от меню File и изберете вашата електронна таблица.

За да затворите електронна таблица, изберете "Exit" от меню File.

След като разбрахте как се използва електронна таблица за изчисления за даден месец, можете да направите същото и за следващите месеци. Изберете функцията "средно аритметично", за да определите средната стойност на вашите разходи.

За да сравните разходите с месечните приходи можете да създадете таблица, наречена “приходи”, така че независимо дали приходът е месечен или седмичен, вие ще можете да направите справка за парите си. Сега може да използвате функцията “разлика” (difference), за да видите дали сте над червената линия.


Обратно към съдържанието