Използване на бази данни

Съдържание

В този модул ще се запознаете с базите данни и с възможностите, които предоставят за запазване, сортиране, поддръжка и използване на информация. В края на модула ще можете да създавате бази данни и да използвате информацията, която сте въвели в нея.


Обратно към съдържанието

1 Какво е база данни?

База данни е приложение, което позволява да събирате, запазвате, обновявате, поддържате и използвате информация.

Големите компании, напромер, ползват бази данни с информация за клиентите си.

В този модул разглежданото приложение е Microsoft Access. Трябва да знаете обаче, че съществуват и други приложения, които позволяват изпълнението на същите функции, които ще разгледаме по-долу.

Моля отбележете, че процедурите, описани в този модул, се отнасят за Microsoft Office 2000. Поради това функциите на други версии на Microsoft Office могат да бъдат различни.

Както при електронните таблици, при базата данни е важно да знаете какво ще правите с нея преди да започнете да я създавате.


Обратно към съдържанието

2 Стартиране на MS Access

Отидете на Start меню, изберете Programmes и селектирайте Microsoft Access.


Обратно към съдържанието

2.1 Избор на това, което искате да направите

Когато стартирате MS Access, програмата ви пита дали искате да създадете нова база данни или да отворите вече съществуваща. Ако искате да създадете нова база данни, натиснете Alt + B. За да отворите съществуваща база данни, натиснете Alt + O.

За разлика от повечето приложения на Майкрософт, трябва да дадете име и да запомните базата данни преди да започнете да я използвате. Затова, ако искате да създадете нова база данни, диалогова кутия ще ви припомни тази информация.


Обратно към съдържанието

3 От какво се състои базата данни

Една база данни в Аccess се състои от няколко слоя, първият от които е главният прозорец на базата данни. Той съдържа разнообразни компоненти от базата данни, например таблици, форми и заявки.

Когато отворите нова база данни, първото нещо, което трябва да направите е да създадете таблица.


Обратно към съдържанието

3.1 Как се създава таблица

Таблицата се състои от полета. Всяко поле съдържа определена информация. Няколко полета, групирани заедно, съставят запис.

Например, един файл може да съдържа име или телефонен номер на служителя, а един запис може да съдържа група полета, които дават информация за служителя.

Таблицата е основен компонент на базата данни и съдържа редове и колони. Информацията трябва да запазите в таблица предварително, преди да започнете да боравите с нея.

Възможно е в една база данни да имате няколко таблици, например

Всички тези таблици могат да бъдат поместени в една база данни под различни имена. Например, "Данни за служителите" или "Данни за клиентите".

Таблицата е съставена от редове и колони, като всеки ред съдържа пълен запис, а всяка колона съдържа полета за всяка част от записа.


Обратно към съдържанието

3.2 Създаване на таблица

Когато създавате нова таблица ще се отвори диалогов прозорец "Create Tables" (Създай таблица). Има определен брой опции, които определят как ще бъде създадена таблицата. В този модул ще създавате таблица в "Design View" - най-разпространения начин за създаване на таблица. Тъй като "Design View" е първият избор от списъка с възможните опции, трябва да натиснете Enter, за да я активирате.

В "Design View", вие определяте:

Име на поле: (Field Name) 
Това е името на полето, например: първо име, адрес или телефонен номер.
Тип данни: (Data Type) 
Това определя какъв тип данни се въвеждат в полето. Например: текст, числа, дата или валута.
Запомнете: ако за типа данни е избран текст, полето може да съдържа символи от знаци и цифри. Ако избраният тип данни е цифри, тогава могат да бъдат въвеждани само числови данни. На този етап е добре да се убедите, че всяко поле е с правилната настройка за съответния тип. В противен случай вие ще се натъкнете на грешки, когато използвате базата данни в следващ етап от време.
Описание: (Description) 
Тук можете да добавите произволно описание на полето. В повечето случаи то се оставя празно, като идеята е, че имената на полетата говорят сами за себе си.

Клавишът Tab прехвърля между три възможни опции. За да промените типа данни когато сте в съответната кутия, използвайте Alt + стрелка надолу. Това ще отвори кутийка с възможности за избор на тип данни. Изберете този, който ви е необходим, и се прехвърлете в следващата кутия с натискане на Tab.

Продължете със създаването на базата данни с въвеждане на всички необходими полета. При необходимост по-късно може да добавяте или изтривате полета.

Когато свършите с изграждането на базата данни и сте готови за въвеждане на данните, първо трябва да дадете име и да запомните вашата базата данни. Това става като изберете опцията "Save" от менюто File. Отваря се диалоговата кутия “Save As”. Напишете желаното име и натиснете Enter. В този момент програмата ще ви попита дали искате да добавите първичен ключ.


Обратно към съдържанието

3.3 Какво е първичен ключ?

Мислете за първичния ключ, като за сериен номер. Той обуславя уникален номер за всеки запис в базата данни. Не е възможно два записа да имат един и същ първичен ключ.

Например, всеки доставчик във вашата база данни ще има различен първичен ключ, така че да може да получава уникална идентификация с негова помощ. Затова, когато програмата ви зададе този въпрос, е добре да отговорите с “Да” на въпроса дали искате да добавите първичен ключ. Когато отговорите с “Да”, към всеки запис в базата данни ще се добави ново поле с име "ID". Докато въвеждате информация в базата данни, полето "ID" на всеки запис автоматично ще приема уникален номер. Първичният ключ може да бъде използван на по-късен етап, ако искате да свържете таблици заедно.


Обратно към съдържанието

3.4 Навигиране и превключване на изгледи (Views)

За да започнете да въвеждате данни в новосъздадената база данни трябва да превключите от "Design View" към "Datasheet View". За да смените изгледите, натиснете Alt + V, за да получите достъп до менюто "View" и изберете "Datasheet View". В “Datasheet view” ще видите имената на другите полета, които току-що са създадени. Сега може да въвеждате данни във всяко от тези полета.

Използвайте клавишите Tab и Shift + Tab, за да се местите напред и назад през полетата на всеки запис в базата данни.

Използвайте клавишите стрелка нагоре (Up Arrow) и стрелка надолу (Down Arrow), за да се придвижвате от един запис към друг.

Създайте си навика да запомняте таблицата периодично, като използвате опцията "Save" от менюто File.

Когато приключите с въвеждането на данните, затворете таблицата с командата "Close" от менюто File. Новата таблица ще се появи във вид на Database window.


Обратно към съдържанието

3.5 Задача 1

Първо запишете "Access Database 1" на вашия компютър. Сега използвайте познанията си за базите данни и инструментите за навигиране, за да намерите отговорите на въпросите по-долу. Когато сте готови с отговорите, моля запомнете своите отговори във файл "Database 1 answers (вашето име)" на флопи-дисково устройство, тъй като това ще бъде част от окончателното ви портфолио.

Ако имате някакви въпроси относно решаването на тази задача не забравяйте, че можете да се свържете със съучениците си, използвайки списък с електронни адреси Idol IT Programme Mailing List. Можете също така да се свържете с преподавател, ако искате да получите мнение за работата, която сте извършили досега.

Използвайте таблицата с доставчиците, за да отговорите на следните въпроси:

  1. Колко записа има в тази таблица?
  2. Как се нарича първото поле?
  3. Как се нарича последното поле?
  4. Кое поле представлява първичен ключ за тази таблица?
  5. Какъв е типът на данните от полето, наречено "Reference"?
  6. Какво е описанието на това поле?

Обратно към съдържанието

3.6 Задача 2

За това упражнение използвайте вече сваления документ "Access Database 1". Сега използвайте знанията си за базите данни и инструментите за навигиране, за да създадете нова таблица с име "Employees". След това запомнете файла като "Database 1 answers (вашето име)" на флопи-дисково устройство, тъй като това ще бъде част от окончателното ви портфолио.

Ако имате някакви въпроси при решаването на задачата не забравяйте, че можете да се свържете със съучениците си, използвайки списък с електронни адреси Idol IT Programme Mailing List. Можете също така да се свържете с преподавател, ако искате да получите мнение за работата, която сте извършили досега.

 

  1. Създайте таблица в “design view”, за да запазите информацията за служителите на компанията. Полетата трябва да бъдат както следва:
    • Личен номер на служителя
    • Фамилия
    • Първо име
    • Стая
    • Телефон
  2. "Личен номер на служителя" трябва да бъде първичен ключ.
  3. "Стая" и "Телефон" трябва да бъдат текстови полета.
  4. Въведете два нови записа самостоятелно!

Обратно към съдържанието

4 Форми

Формата е начин за представяне на записите по различен начин. Ако JAWS не прочита правилно информацията във вашата база данни, вие бихте могли да създадете форма.

Формата може да представи всеки запис на нова страница или всички записи на една страница. Можете да създадете форма, без преди това да сте създали таблица. Името на формата може да е различно от това на таблицата, но те ще споделят една и съща информация. В резултат на това, ако промените информацията във формата, тази промяна ще се отрази и в таблицата.

Формата може да се окаже полезна, когато въвеждате данни.

Формата е графично представяне на таблицата и ви позволява да подобрите стила на представяне на вашите данни.


Обратно към съдържанието

4.1 Създаване на форма

За да създадете форма, натиснете Alt + I за отваряне на менюто Insert и изберете от него Forms (форми).

За разлика от таблицата, най-лесният начин за създаване на форма е чрез използване на помощника (Wizard). Изберете опцията за помощник с клавишите-стрелки и натиснете Enter.


Обратно към съдържанието

4.2 Помощник за създаване на форми (The Form Wizard)

Помощникът ще ви води при създаването на формата.

Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете таблица, чиито данни ще бъдат визуализирани от формата. Ако предположим, че вие сте създали само една таблица, тя ще бъде избрана по подразбиране. Ако имате повече от една таблица, използвайте клавишите-стрелки, за да изберете желаната от вас таблица, а след това натиснете клавиша Tab.

Може да поискате всички налични полета да се появят във формата. За целта изберете едно по едно полетата, от които се нуждаете. За да направите това, изберете всяко поле със стрелките и натиснете клавиша Tab два пъти. Програмата JAWS ще каже "greater than button". Това е символ за избор на едно поле и преместването му в списъка с избраните полета.

Натиснете Enter за да преместите полето в списъка с избраните полета.

Следвайте същите стъпки за да добавяте допълнителни полета.

За да изберете всички полета, натиснете клавиша Tab три пъти и след това натиснете Enter. Сега всички полета ще се появят в списъка с полетата и ще бъдат използвани от тази форма.

Натиснете Enter, за да преместите към следващия прозорец на помощника.

Този екран ви позволява да изберете желаното оформление на формата. Използвайте стрелките, за да изберете типа оформление, който бихте желали да използвате и натиснете Enter, за да се придвижите към следващия прозорец.

Този прозорец ви позволява да изберете стила на формата. Към него се отнасят използваните главни цветове и шаблони. Прозорецът ви позволява да изберете стила на формата. Вие трябва да изберете опцията "Standard", която ще бъде избрана по подразбиране и още веднъж натиснете Enter, за да се придвижите към следващия прозорец.

Този прозорец ви позволява да дадете име на формата. Кутията за редактиране на екрана ви позволява да зададете такова име. Натискането на клавиша Tab на този етап ще ви доведе до избор на два радио-бутона. Първият позволява да отворите формата, за да разгледате информацията в нея. Вторият ви позволява да модифицирате дизайна на формата. В повечето случаи ще трябва да изберете първата от тези опции и с помощта на бутона Tab да отидете на "Finish" и да натиснете Enter.

Формата, която създадохте, ще се появи на екрана.


Обратно към съдържанието

4.3 Навигиране във форма

Използвайте горна, долна, лява и дясна стрелка за навигация във формата.

Създайте си навика да запомняте формата периодично, когато въвеждате данни. Това става, като използвате опцията "Save" от менюто File.


Обратно към съдържанието

4.4 Задача 3

Сега използвайте знанията си за бази данни и инструментите за навигиране, за да създадете форма за таблица "Служители" (Employees), която създадохте в Access. Моля запомнете вашия файл като "Form for employees (вашето име)" на флопи-дисковото устройство, тъй като това ще бъде част от окончателното ви портфолио.

Ако имате някакви въпроси при решаването на тази задача, не забравяйте, че можете да се свържете с вашите съученици, използвайки списък с електронни адреси Idol IT Programme Mailing List. Можете също така да се свържете с преподавател, ако искате да получите мнение за работата, която сте извършили досега.

 

  1. Отворете таблица "Employees" в “design view”.
  2. Създайте форма за тази таблица в “design view” с всичките полета, с изключение на полето "Личен номер на служителя" и я запомнете като "Staff Details".
  3. Използвайте опциите за дадените колони.
  4. Добавете трети запис в таблицата, като за тази цел използвате формата.

Обратно към съдържанието

5 Заявки

5.1 Какво е заявка?

Заявката ви позволява да извлечете специфична информация от голяма група от записи.

Например, можете да откриете имената на всички включени в тази таблица доставчици, които се намират в Дъблин (Dublin).

Както при формата, заявката има нужда от таблица, от която да черпи данни, така че вие трябва да разполагате с таблица с данни преди да създадете заявка.


Обратно към съдържанието

5.2 Създаване на проста заявка

За да започнете създаването на заявка, натиснете Alt + I и със стрелката надолу изберете "Choose Query" и натиснете ENTER.

Сега със стрелка надолу слезте до "Simple Query Wizard" и натиснете ENTER.

Ако предположим, че сте създали само една таблица, тази таблица ще бъде избирана по подразбиране. Натиснете клавиша Tab, за да изберете полетата, които трябва да се съдържат в заявката.

Например, за да изберете доставчиците в Дъблин ще трябва да изберете полетата за име (Name) и адрес (Address) или което и да е друго имащо значение поле в заявката. Когато сте избрали поле, което да бъде включено в заявката, натиснете клавиша Tab два пъти и след това Enter, за да преместите полето в списъка с полета на заявката.

Когато изберете всичките полета, натиснете Enter за да продължите по-нататък към следващия прозорец. Този прозорец ще ви позволи да дадете име на заявката. Важно е да дадете име, което ще означава нещо и ще бъде специфично. Например, "Dublin suppliers" (доставчици в Дъблин). С натискане на клавиша Tab след въвеждане на името на заявката се появяван два радио-бутона. Първият ви позволява да отворите заявката, а вторият - да я модифицирате.

В този случай ние избираме втората опция, тъй като искаме да въведем критерии за заявката. Например, нашият критерий ще бъде "Dublin", защото търсим списъка с доставчиците единствено в Дъблин.

След като изберете втория радиобутон и натиснете Enter, пред вас ще се отвори прозореца "Select Query". Този прозорец представя полетата, които избрахте за вашата заявката. За да въведете критерий, изберете това поле. В този случай търсим информация за "Дъблин", така че Дъблин ще бъде изписан в полето Address. С клавиша Tab се преместете през таблицата на заявката, за да намерите полето с адресите и с клавиша-стрелка надолу се движете, докато чуете "критерий" (criteria). Сега въведете критерия, т.е. "Дъблин". От менюто за заявките (Alt + Q), изберете "Run".

Резултатът на заявката ще бъде изобразен в нов прозорец. За да запомните завършената заявка изберете опцията "Save" от менюто File.

Заявката, която вие току-що създадохте, ще се появи в списъка със заявките.

За да отпечатате вашата заявка, изберете опцията "Print" от File менюто и определете изискванията си към отпечатването.

За да затворите Microsoft Access, изберете опцията "Exit" от File менюто.


Обратно към съдържанието

5.3 Задача 4

Свалете "Access Database 2" на вашия компютър. Използвайте знанията си за базите данни и заявките, за да направите заявката, която е формулирана по-долу. Моля, запазете своя Access файл като "Query (вашето име)" на флопи-дисковото ви устройство, тъй като това ще бъде част от окончателното ви портфолио.

Ако имате някакви въпроси при решаването на тази задача, не забравяйте, че можете да се свържете с ваши съученици, използвайки списъка с електронни адреси Idol IT Programme Mailing List. Можете също така да се свържете с преподавател, ако искате да получите мнение за работата, която сте извършили досега.

 

  1. Името на заявката трябва да бъде: "Доставчици в Дъблин"
  2. Критерият на заявката трябва да бъде: "Дъблин"
  3. Колко доставчици има в Дъблин ?
  4. Добавете втори критерий в заявката: Датата, на която сте се свързали с последния, да е по-голяма от ">" 01.01.04
  5. С колко доставчици в Дъблин сте се свързали след 01.01.04?

Обратно към съдържанието